V kontextu žádostí o platbu a finančních podpor, “ZVA” obvykle znamená “Závěrečná vyúčtovací akce” nebo “Závěrečný vyúčtovací akt”. Jedná se o dokument nebo proces, který slouží k finálnímu vyúčtování a uzavření financování projektu. ZVA je typicky vyžadován v rámci grantových programů, dotací nebo jiných forem veřejné podpory, aby bylo možné uzavřít projekt a vyplatit závěrečnou část finanční podpory.

V ZVA je obvykle shrnuto, jaké výdaje byly v rámci projektu učiněny, jaké činnosti byly realizovány, a jaký byl dosažený výsledek nebo přínos projektu. Součástí mohou být také doložky o splnění konkrétních cílů, podmínek nebo indikátorů úspěšnosti projektu.

V praxi je tedy ZVA klíčovým dokumentem pro závěrečnou fázi financování projektu, zatímco podklady k žádosti o platbu jsou nutné pro průběžné nebo konečné čerpání finančních prostředků.

Žádost o závěrečné vyhodnocení akce (ZVA) je nutné doručit příslušnému subjektu – komu, kam a kdy je přesně uvedeno vždy v dokumentaci k dané výzvě i včetně schvalovacích a hodnocených kritérií.

Na základě doručené žádosti daný úřad/subjekt vydá ZVA, případně vás vyzve k jeho doplnění. Vydáním ZVA je akce uzavřena, dále však může běžet udržitelnost projektu, která se počítá od posledního předání opatření (opět tato informace může být uvedena v rozhodnutí o poskytnutí dotace).

Vzory jednotlivých dokumentů a postup žádosti o ZVA najdete u dané výzvy, kde najdete aktuální znění všech dokumentů (i včetně změn, pokud k nim běhěm trvání výzvy došlo). Pokud si i přesto nevíte rady, můžete kontaktovat nás vyplněním formuláře níže.

ZVA může zahrnovat tyto údaje:

• Datum zahájení realizace – datum skutečného zahájení realizace projektu

• Datum ukončení realizace – datum skutečného ukončení realizace projektu

• Datum odeslání protokolu –

• Stav – aktuální stav ZVA

• Řešitel – příjmení a jméno uživatele, který je aktuálním řešitelem záznamu ZVA

• Název projektu – název projektu

• Stav projektu – aktuální stav projektu

• Aktuální stav – aktuální stav ZVA

• Řešitel – příjmení a jméno uživatele, který je aktuálním řešitelem ZVA

• Skutečný termín zahájení realizace projektu

• Skutečný termín ukončení realizace projektu

• Předložení ZVA příjemcem na Fond

• Číslo jednací protokolu

• Datum odeslání protokolu

• Základ pro stanovení výše podpory v Kč

• Skutečně uznané náklady v Kč

• Dotace v %

• Dotace v Kč

• Půjčka v %

• Půjčka v Kč

K ZVA je možné připojit dokumenty – jako například:

• Účetní doklady – ty dokládají využití finančních prostředků. Například, že:
  • Práce byly prováděny dodavatelsky: kopie či skeny faktur, daňových dokladů apod.
  • Práce byly prováděny svépomocí či kombinovaně: čestné prohlášení o provedení práce svépomocí, finanční doklady na dodávané části (nákup materiálu, faktury na práci, apod.) – u veřejných zadavatelů je těchto dokladů nutné.
• Čestné prohlášení o vyloučení střetu zájmů – podává se stejné prohlášení jako při podání žádosti, pokud byla akce realizována dodavatelsky nebo kombinovaně je nutné doplnit všechny dodavatele včetně jejich skutečných majitelů (pouze u některých právnických osob, lze dohledat na portále Evidence skutečných majitelů). Do části II. dokumentu se také uvádí zplnomocněná osoba, pokud taková u projektu byla. Čestné prohlášení podepisuje vždy přímo žadatel, nikoli zplnomocněná osoba (nezapomínejte uvádět jeho funkci). Datum na ČP musí být po ukončení realizace akce.
• Další dokumenty – sem spadají jakékoliv další specifické dokumenty stanovené danou výzvou (závěrečné stanovisko odborného technického dozoru, stavební povolení/kolaudační souhlas, doklad o připojení systému k distribuční/přenosové soustavě, vyjmutí ze ZPF apod.)